分散オフィスに最適！全国各地でトランクルームを活用するメリット

近年、働き方改革やリモートワークの普及を背景に、オフィスの在り方は大きく変化しつつあります。特定の本社オフィスに社員が一堂に会するスタイルだけでなく、全国各地に複数の小規模拠点を設ける「分散オフィス」も注目を集めています。企業によっては、地方の優秀な人材を確保するために各地に拠点を用意したり、災害や緊急時のリスク分散を目的に分散型の運営を行ったりと、さまざまな理由で複数拠点を持つケースが増えています。そんな分散オフィスを導入するうえで大きな課題となるのが、物品や書類の保管場所です。場所によって必要な備品が異なることもあれば、突然のプロジェクトで拠点間の荷物を移動させる必要が生じることもあるでしょう。

そこで便利なのが、全国各地で利用できるトランクルームの存在です。大きな倉庫を中心拠点に構えると、地域によってはアクセスが悪く、出し入れに時間や費用がかかってしまう場合もあります。しかし、分散オフィスの近隣にトランクルームを確保すれば、必要な荷物をすぐに引き取ったり、しばらく使わない備品を預けたりできるため、業務効率が大幅に向上します。スタッフが急に現地に赴く際に重い荷物をわざわざ本社から運ぶ必要がなく、出張先のトランクルームに保管してある道具を活用できれば、時間とコストの削減にもつながるでしょう。

また、トランクルームを利用することで、拠点ごとに保管スペースを大きく確保しなくても済むというメリットがあります。オフィス賃貸はエリアや立地によって賃料が異なるため、拠点を増やすごとに大きなスペースを確保しようとするとコストがかさんでしまいます。そこで各地の拠点は必要最低限のオフィススペースだけを確保し、在庫や備品は近隣のトランクルームに預けるという形をとれば、比較的小規模な拠点でも十分に運用できるのです。セキュリティ面や空調管理がしっかりした施設を選択すれば、高価な機材や重要書類も安心して保管できるでしょう。

分散オフィスを効果的に運営するには、急なレイアウト変更や増員にも柔軟に対応する必要があります。例えば、ある地域で急遽新プロジェクトを立ち上げる際、拠点オフィスが手狭であればトランクルームを臨時の倉庫として活用しながら、スムーズにデスクレイアウトを変更できます。逆に稼働率が低い時期は、使用しない家具や備品をトランクルームに保管しておき、スペースを広々と使うことも可能です。さらに、複数の拠点を横断して業務が行われる場合でも、荷物をあちこちに運び回る手間を減らせるよう、スタッフ同士が上手にトランクルームの場所や在庫状況を情報共有しておけば、必要なモノを必要な場所へスピーディに移動できるでしょう。

企業が成長するにつれて分散オフィスの数が増えることも考えられますが、トランクルームは契約期間やスペースを比較的柔軟に調整できるのが強みです。急激に拠点数が増えたとしても、新たな地域でトランクルームの契約をして荷物を分配すれば、余計な設備投資や長期契約のリスクを減らせるはずです。また、もし中核となる大規模オフィスが必要になった場合には、オフィス賃貸ポータルサイトのOFFICE NOWなどを活用し、最適な物件を吟味するのも一つの方法です。その際にも、在庫や書類の多くをトランクルームに保管しておけるなら、厳選した広さのオフィスを選びやすくなるでしょう。

このように、全国各地にあるトランクルームを活用することで、分散オフィスの弱点をカバーしながら運営効率を高めることが可能です。むやみに大きな拠点を構えるよりも、小回りの利くオフィスを複数設け、必要に応じてトランクルームを利用するというスタイルは、柔軟な働き方やリモートワークの推進とも相性が良いはずです。拠点間の連携を緊密にし、各地のトランクルームで保管している荷物を有効活用すれば、新たなビジネスチャンスを逃さず、全国規模でサービス展開を行う企業にも大きなメリットが生まれることでしょう。